Table of Contents
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là vào các dịp lễ lớn như 30/4, 1/5, 2/9 hay Tết Dương lịch, việc vận chuyển thiết bị và vật tư đúng thời gian là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của chương trình. Sự kiện thường có lịch trình chặt chẽ, mọi sự chậm trễ trong khâu vận chuyển có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch tổ chức.
Vận chuyển phục vụ sự kiện không giống như các loại hình vận tải thông thường. Nó đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thời gian, khả năng xử lý tình huống linh hoạt và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Các thiết bị như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, vật phẩm trang trí thường có kích thước lớn, trọng lượng nặng và yêu cầu kỹ thuật cao trong quá trình vận chuyển.
Vào các dịp lễ lớn, lưu lượng giao thông tăng cao, nhiều tuyến đường bị hạn chế hoặc cấm lưu thông, gây khó khăn cho việc vận chuyển. Ngoài ra, nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải tăng đột biến, dẫn đến tình trạng thiếu hụt phương tiện và nhân lực. Do đó, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp là điều hết sức quan trọng.
Việc hợp tác với một đơn vị vận chuyển chuyên tuyến, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao hàng sự kiện, sẽ đem lại lợi ích thiết thực:
Nhà vận chuyển có tuyến đường cố định, đội xe chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực chiến sẽ dễ dàng lên lộ trình chuẩn xác, biết cách tránh kẹt xe, điều tiết thời gian phù hợp để giao hàng đúng giờ.
Xe hỏng? Giao hàng chậm do tai nạn? Nhà vận chuyển chuyên nghiệp sẽ có phương án dự phòng: thay xe, đổi tài xế, phân luồng đường mới để đảm bảo không làm lỡ sự kiện.
Theo dõi xe theo thời gian thực (GPS), báo cáo định kỳ mỗi 1-2 tiếng, thông báo sớm khi có rủi ro – tất cả được tự động hóa qua hệ thống quản lý chuyên biệt.
Tài xế, điều phối, nhân viên chăm sóc khách hàng đều được đào tạo để hiểu rằng vận chuyển sự kiện không cho phép sai sót. Mọi thứ phải chạy đúng timeline và thậm chí sẵn sàng thức trắng đêm để đảm bảo cam kết.
Khách hàng: Công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM
Địa điểm: Quảng trường 2/4, Nha Trang
Thời gian: Tối ngày 2/9 lúc 19h00
Hạng mục cần vận chuyển: Khung sân khấu 12x16m, hệ thống âm thanh – ánh sáng, quà tặng và vật liệu quảng bá. Tổng cộng 3 xe tải 5 tấn.
Yêu cầu: Giao hàng và hoàn thành lắp đặt trước 9h sáng ngày 2/9
Khởi hành: 19h00 ngày 1/9 từ kho tại Quận 12, TP.HCM
Hành trình: TP.HCM – QL1A – QL27 – TP Nha Trang (khoảng 450km)
Sắp xếp: 3 tài xế chính + 1 tài xế dự phòng, mỗi xe có 1 phụ xe hỗ trợ
Thời gian di chuyển thực tế: 8 tiếng
Giao hàng thành công: 4h30 sáng ngày 2/9
Lắp ráp xong lúc: 8h15 sáng, chuẩn bị kịp thời cho tổng duyệt 10h
Chủ động xin giấy phép lưu thông ban đêm
Lên lịch cụ thể từng trạm dừng nghỉ, tiếp nhiên liệu
Có xe hỗ trợ khẩn cấp tại Phan Thiết trong trường hợp có sự cố
Khách hàng được cập nhật liên tục hành trình qua Zalo & app quản lý
Lập kế hoạch vận chuyển sớm (ít nhất 3-5 ngày trước lễ)
Xác định chính xác thời gian phải có mặt tại điểm tổ chức
Tính toán thời gian di chuyển thực tế + dự phòng
Lên kịch bản rủi ro: kẹt xe, mưa lớn, xe hỏng, CSGT kiểm tra
Xe thay thế trong phạm vi 100km
Tài xế dự phòng
Liên lạc 24/24 với điều phối viên chính
Hợp tác với các trạm tiếp dầu – sửa chữa trên tuyến đường
Chuẩn bị hợp đồng thuê ngoài khẩn cấp trong tình huống xấu nhấtdhlogistics.com.vn+1tuoitre.vn+1
Cập nhật liên tục vị trí từng xe
Có thể theo dõi qua điện thoại, máy tính
Cảnh báo khi xe lệch tuyến hoặc dừng bất thường
Tự động gửi thông báo khi xe rời bãi, đến trạm, giao hàng
Giao diện dễ sử dụng, có cả lịch sử di chuyển
Giúp điều phối tối ưu tuyến đường
Giám sát hiệu suất, thời gian từng đơn
Dễ dàng phân tích và báo cáo
Zalo nhóm riêng
Hotline trực điều phối cả ngày lễ
Nhân viên trực tuyến xử lý phát sinh tức thời
Hợp đồng cần ghi chi tiết giờ bắt đầu – kết thúc giao hàng, tránh mập mờ dễ gây tranh cãi.
Ví dụ: bên vận chuyển chịu trách nhiệm cung cấp xe thay thế trong 2 giờ nếu xe gặp sự cố.
Ghi cụ thể mức phạt nếu giao trễ, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi tổ chức sự kiện.
Đặc biệt với các thiết bị điện tử, vật tư giá trị cao – cần có điều khoản bảo hiểm rõ ràng.
Các dịp lễ, nhiều đơn hàng phải thực hiện xuyên đêm – hãy đảm bảo nhà vận chuyển cam kết hỗ trợ ngoài giờ.
Vận chuyển phục vụ sự kiện không đơn thuần là “chuyển hàng từ A đến B”. Đó là cả một hệ thống logistic hoạt động chính xác như đồng hồ, với từng mắt xích đều cần chuẩn chỉnh. Dịp lễ lớn là thời điểm “nhạy cảm” nhất cho loại hình giao hàng này, và chỉ những đơn vị vận tải có năng lực thực sự, đội
Xem thêm:
Dịch vụ vận chuyển hàng sự kiện và triển lãm tại Hải Phòng – Nhanh chóng, an toàn, uy tín