Table of Contents

Giảm thiểu thất thoát trong vận chuyển nội địa: 5 sai lầm doanh nghiệp thường gặp và cách khắc phục

Vận chuyển hàng hóa nội địa là mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp nào – từ sản xuất, thương mại điện tử đến phân phối bán lẻ. Tuy nhiên, vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu chính là tình trạng thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Thất thoát có thể là hàng bị hư hỏng, thiếu hụt, giao sai hoặc mất mát hoàn toàn. Mỗi trường hợp đều kéo theo thiệt hại tài chính, ảnh hưởng đến uy tín và trải nghiệm của khách hàng. Điều đáng nói là phần lớn nguyên nhân dẫn đến thất thoát đều bắt nguồn từ những sai lầm phổ biến hoàn toàn có thể phòng tránh. Bài viết dưới đây sẽ phân tích 5 sai lầm thường gặp và đưa ra những giải pháp thực tế để doanh nghiệp cải thiện quy trình vận chuyển của mình.

1. Thiếu quy chuẩn đóng gói – nguyên nhân chính khiến hàng hư hỏng

Một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến hàng hóa bị hư hỏng là do đóng gói không đúng kỹ thuật. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, thường đóng gói sơ sài hoặc không phân biệt giữa các loại hàng cần xử lý đặc biệt.

Ví dụ, hàng dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ không được bọc lót bằng vật liệu chống sốc. Hàng điện tử không có chống ẩm, chống tĩnh điện. Thùng carton yếu hoặc đã qua sử dụng khiến khả năng chịu lực thấp, dễ bị rách hoặc móp khi chồng xếp.

Giải pháp:

Xây dựng quy chuẩn đóng gói riêng cho từng nhóm hàng hóa.
Sử dụng vật liệu chuyên dụng như mút xốp, túi khí, hạt xốp, màng co PE.
Kiểm tra tình trạng đóng gói trước khi bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

2. Thiếu kiểm soát trong khâu giao – nhận hàng hóa

Một sai sót rất phổ biến là không kiểm tra kỹ lưỡng khâu giao – nhận. Việc thiếu biên bản giao hàng, không chụp ảnh hiện trạng kiện hàng, hay không xác nhận số lượng chính xác giữa các bên có thể dẫn đến thất thoát mà không xác định được trách nhiệm.

Một số doanh nghiệp không có quy trình kiểm kê rõ ràng, không yêu cầu ký nhận hoặc để nhân viên giao hàng tự ý trao hàng mà không đối chiếu với người nhận, dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc mất mát.

Giải pháp:

Áp dụng biên bản giao nhận có chữ ký đầy đủ giữa người gửi, người nhận và tài xế.
Ghi hình hoặc chụp ảnh kiện hàng trước khi giao – đặc biệt với hàng giá trị cao.
Sử dụng hệ thống mã vạch hoặc mã QR để theo dõi chi tiết từng đơn hàng.

3. Lựa chọn sai đơn vị vận chuyển

Không ít doanh nghiệp lựa chọn đơn vị vận chuyển chỉ vì giá rẻ, mà không đánh giá về kinh nghiệm, năng lực vận hành hoặc chính sách xử lý sự cố. Đây là một trong những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa nhiều nhất.

Những rủi ro khi làm việc với đơn vị vận chuyển thiếu chuyên nghiệp bao gồm: xe không chuyên dụng, không có thiết bị bảo vệ hàng hóa, tài xế thiếu kinh nghiệm, không có bảo hiểm hàng, không có hệ thống theo dõi vị trí hoặc tiến độ vận đơn.

Giải pháp:

Ưu tiên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm, có hệ thống định vị, giám sát hành trình.
Kiểm tra chính sách bảo hiểm, bồi thường rõ ràng.
Tham khảo đánh giá từ khách hàng cũ hoặc yêu cầu thử nghiệm dịch vụ với số lượng nhỏ trước khi hợp tác dài hạn.

4. Thiếu sự phối hợp giữa kho hàng và bộ phận vận chuyển

Không phải tất cả các trường hợp thất thoát hàng hóa đều xuất phát từ bên ngoài. Trong thực tế, nhiều sai sót đến từ nội bộ doanh nghiệp như: kho xuất nhầm hàng, không cập nhật dữ liệu lên hệ thống, hoặc thông tin giao hàng sai lệch giữa các bộ phận.

Ví dụ, nếu bộ phận kho giao hàng sai mã sản phẩm hoặc nhầm đơn hàng, người giao hàng dù đúng lộ trình vẫn giao sai hàng. Việc thiếu kết nối giữa phần mềm kho và hệ thống vận chuyển khiến tình trạng này xảy ra thường xuyên.

Giải pháp:

Đồng bộ hệ thống quản lý kho và vận tải (WMS – TMS).
Thiết lập quy trình kiểm tra chéo giữa kho – tài xế – khách hàng.
Tập huấn định kỳ cho nhân viên xử lý đơn hàng và vận hành hệ thống.

5. Bỏ qua yếu tố thời tiết và đặc tính hàng hóa

Việt Nam là quốc gia có khí hậu nhiệt đới gió mùa, độ ẩm cao, mưa nhiều. Nếu không tính đến yếu tố thời tiết và đặc tính của từng loại hàng hóa, khả năng hư hỏng khi vận chuyển là rất cao.

Một số doanh nghiệp vận chuyển thực phẩm nhưng không sử dụng xe lạnh vào mùa nắng nóng. Mỹ phẩm, hóa chất bị biến dạng do nhiệt độ cao. Bao bì bị thấm nước trong mùa mưa nếu dùng thùng giấy hoặc bọc không kín.

Giải pháp:

Phân loại rõ các nhóm hàng: hàng khô, hàng lạnh, hàng dễ vỡ, hàng chống ẩm…
Chọn phương tiện vận chuyển phù hợp: xe thùng kín, xe đông lạnh, xe có mái che.
Theo dõi dự báo thời tiết trước khi xuất hàng, đặc biệt với các chặng dài hoặc tuyến miền núi, vùng sâu vùng xa.

Kết luận: Giải pháp phòng ngừa thất thoát là đầu tư thông minh

Thất thoát trong quá trình vận chuyển hàng hóa nội địa không chỉ là tổn thất về tiền bạc mà còn ảnh hưởng lâu dài đến uy tín thương hiệu. Tuy nhiên, điều đáng mừng là doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn rủi ro này nếu nhận diện được nguyên nhân và xây dựng hệ thống kiểm soát hợp lý.

Đầu tư vào hệ thống đóng gói, lựa chọn đối tác vận chuyển chuyên nghiệp, kiểm soát quy trình giao nhận và đồng bộ hóa nội bộ là những bước đi quan trọng, giúp bạn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Vận Tải Á Châu sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp với: